Savoir utiliser Excel est un bon point dans un CV. Qui dit Excel, dit comparaison des données. Cette tâche est à maîtriser parfaitement dans certains domaines tels que les finances, ça permet d’éviter d’éventuelles erreurs telles que des répétitions de données. Cette compétence est parfois exigée par les supérieurs lors d’un entretien d’embauche, donc la maîtriser peut être un très bon bonus.
Utilisation de formules
Cette technique permet d’analyser que certaines parties désirées de la feuille de calcul, c’est-à-dire qu’on peut cibler une partie ou plusieurs pour effectuer des vérifications, cette fonction se nomme « SI ». Il faut alors sélectionner les deux colonnes à comparer, puis les copier sur une autre feuille pour faciliter la tâche. Il y aura une colonne vide entre les deux données, dans laquelle il faudra copier la formule « SI ». C’est grâce à ça que la comparaison sera effectuée.
La seconde étape consiste à cliquer soit sur RECHERCHEV ou RECHERCHEH. Le « V » signifie vertical, le « H » c’est pour horizontal, donc tout dépend de la disposition des données. Lorsque les valeurs comparées sont sur une colonne à gauche des données, on optera pour RECHERCHEV, mais si les valeurs sont situées à une rangée plus haute que les données, là, ça sera plutôt RECHERCHEH qui conviendrait.
On a la fonction Match ou « Equiv » en Français, qui sert à cibler la recherche dans une zone bien précise. Elle est composée de 03 paramètres : en premier lieu on a la valeur recherchée, puis lookup_array qui définit la zone à rechercher, et pour finir on a le troisième paramètre qui est le « type ».
Utiliser une macro Visual Basic (VB)
On peut se pencher sur une macro Visual Basic (VB). Pour l’obtenir, il faudra cliquer sur « Alt » et « F11 », lorsque la fenêtre s’ouvre, il faudra cliquer « Insérer » puis sur « module ». Là, il faudra rechercher l’article 213367 dans la base de support Microsoft, puis sélectionner le code «Compare Range» et le copier à l’aide de « ctrl » + « c », puis évidemment on collera le code sur la feuille.
Pour fermer la fenêtre VB, il suffira de cliquer encore une fois sur « Alt » et « F11 » et donc revenir à l’Excel. Ensuite, on sélectionne les cellules A1 : A5, puis on clique sur l’onglet « développeur », puis sur « macro ». Là on choisira « Find_Matches », qui signifie « trouver les correspondances » et on clique sur « exécuter ».
La dernière étape consiste à revenir sur la colonne B et constater les données en double de façon instantanée.
Comparer deux fichiers différents
Pour cette technique, il suffira d’avoir deux fichiers Excel, les ouvrir simultanément côte à côte, pour vérifier plus facilement et que les similitudes se perçoivent directement.
- Il faudra cliquer sur « affichage »,
- puis, « afficher côte à côte »,
- et enfin, « réorganiser tout ».
La dernière étape est facultative et n’est pas toujours utilisée, tout dépend du type de tableaux que l’on a à disposition.